KassenführungTSE läuft ab: Was Handwerksbetriebe jetzt bei ihren Kassen prüfen sollten
Für viele Handwerksbetriebe ist die elektronische Kasse tägliches Werkzeug – und wird von einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor Manipulation geschützt. Was viele nicht auf dem Schirm haben:
Diese TSE hat ein Ablaufdatum. Läuft das Zertifikat ab, ist die Kasse nicht mehr ordnungsgemäß abgesichert – mit möglichen Folgen bei einer Betriebsprüfung.
Was ist eine TSE und warum ist sie wichtig?
Die TSE ist ein verpflichtender Baustein des Manipulationsschutzes für elektronische Kassensysteme nach § 146a AO i. V. m. KassenSichV.
Sie sorgt dafür, dass
- alle digitalen Grundaufzeichnungen manipulationssicher gespeichert werden,
- die Daten integritätsgeschützt, authentisch und vollständig vorliegen.
Kurz gesagt: Die TSE dokumentiert alle relevanten Vorgänge in der Kasse so, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind.
Wie lange ist eine TSE gültig?
Jede TSE verfügt über ein Zertifikat mit begrenzter Laufzeit:
- in der Regel 5 Jahre,
- teilweise bis zu 7 Jahre – abhängig vom Hersteller.
Diese Laufzeit ist zusätzlich begrenzt durch die Zertifizierung der jeweiligen Baureihe durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Die Frist läuft ab Herstellungsdatum der TSE, nicht ab dem Tag des Kaufs oder der Inbetriebnahme. Manche Hersteller schlagen für Lager- und Transportzeiten ein paar Monate drauf, aber:
Das festgelegte Ablaufdatum verschiebt sich nicht durch den Zeitpunkt des Erwerbs!
Das bedeutet: Es kann sein, dass eine hardwarebasierte TSE bereits früher als fünf Jahre nach Anschaffung ausgetauscht werden muss.
Hardware-TSE vs. Cloud-TSE: Wo liegt der Unterschied beim Ablauf?
Für Hardware-TSEs (z. B. gesteckte Module, SD-Karten, USB-Sticks) wurden die ersten Zertifikate am 20. Dezember 2019 vom BSI erteilt. Diese TSEs laufen nach und nach ab – hier besteht aktuell besonderer Handlungsbedarf.
Für cloudbasierte TSEs wurden erste Zertifikate am 18. Februar 2021 ausgestellt. Hier kann das Zertifikat in der Regel zentral durch den Cloud-Anbieter verlängert bzw. aktualisiert werden. Ein physischer Austausch im Betrieb ist meist nicht notwendig.
Was sollten Handwerksbetriebe jetzt konkret tun?
Wenn Sie eine elektronische Kasse mit TSE im Einsatz haben, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Kassen- oder IT-Dienstleister folgende Punkte prüfen:
1. Aktivierungs- und Ablaufdatum der TSE klären
- Seriennummer und Daten der TSE ermitteln
- Aktivierungsdatum und Ablaufdatum dokumentieren
- Prüfen, ob diese Angaben bereits im Rahmen der Mitteilung an das Finanzamt nach § 146a Abs. 4 AO erfasst wurden
2. Austausch rechtzeitig planen
Sobald absehbar ist, dass das Zertifikat abläuft, sollten Sie den Austausch der TSE vorbereiten:
- Termin mit dem Kassendienstleister vereinbaren
- Sicherstellen, dass die Kasse währenddessen weiterbetriebsfähig bleibt
- Prüfen, ob ein Wechsel z. B. auf eine cloudbasierte TSE sinnvoll ist
Pflichten nach dem Austausch der TSE
Mit dem Austausch ist es nicht getan. Es gibt einige Aufbewahrungs- und Meldepflichten, die Handwerksbetriebe kennen sollten:
GoBD-konforme Aufbewahrung der alten TSE
Die außer Betrieb genommene TSE muss zehn Jahre lang GoBD-konform aufbewahrt werden.
Hintergrund: Auch nach dem Austausch können die Finanzbehörden für vergangene Jahre noch Daten einsehen wollen.
Mitteilung an das Finanzamt nach § 146a Abs. 4 AO
Gegenüber dem Finanzamt sind zwei Vorgänge zu melden:
- Außerbetriebnahme der alten TSE
- Inbetriebnahme der neuen TSE
Dabei müssen u. a. folgende Informationen übermittelt werden:
- Art des Aufzeichnungssystems (Kasse)
- Daten der bisherigen TSE
- Daten der neuen TSE
- Datum der Außer- und Inbetriebnahme
Diese Meldung erfolgt in der Regel elektronisch – hier kann Ihr Steuerberater unterstützen.
Verfahrensdokumentation aktualisieren
Jeder Betrieb benötigt eine Verfahrensdokumentation zur Kassenführung.
Nach dem Austausch der TSE ist diese anzupassen, z. B.:
- Beschreibung der neuen TSE (Hersteller, Typ, Seriennummer)
- Änderungen im Ablauf der Kassenbedienung, falls vorhanden
- Dokumentation des Austauschzeitpunkts
Eine aktuelle Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Baustein für eine ordnungsgemäße Kassenführung und kann im Rahmen einer Betriebsprüfung nachgefragt werden.
Tipp: Steuerberater frühzeitig einbinden
Gerade für kleinere Handwerksbetriebe lohnt es sich, den Steuerberater frühzeitig mit ins Boot zu holen. Er kann z. B.:
- bei der Beurteilung von Terminen und Fristen helfen,
- die Meldungen an das Finanzamt vorbereiten oder übernehmen,
- die Verfahrensdokumentation prüfen.
Fazit: TSE-Ablauf nicht auf die leichte Schulter nehmen
Für Handwerksbetriebe gilt:
Wer elektronische Kassen einsetzt, sollte die Gültigkeit der TSE aktiv im Blick behalten. Ein abgelaufenes Zertifikat kann im schlimmsten Fall zu Problemen bei einer Kassen- oder Betriebsprüfung führen.
Weitere Informationen rund um das Thema Kassenführung finden Sie auf den Seiten des ZdH.
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