Digitale Welt & Steuerrecht 2019

Sonstige Veranstaltungen

IHK-Dialog

Der Weg in die digitale Gesellschaft schreitet voran. Die Übermittlung elektronischer Belege sowie der Datenaustausch (z. B. an Finanzämter, Behörden, Versicherer) sind Unternehmensalltag geworden.

Die Speicherung, Aufbewahrung und Archivierung der steuerrelevanten Daten für mindestens 10 Jahre stellt Unternehmer jedoch vor Herausforderungen. Mit Einführung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) 2015 wurden diese Anforderungen konkretisiert. Auch Kassendaten sind betroffen und müssen unveränderbar archiviert und für den Betriebsprüfer zugänglich sein.

Die einfache Speicherung auf der PC-Festplatte erfüllt nicht die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine Archivierung. Elektronische Rechnungen dürfen nicht einfach im E-Mail-Programm verbleiben, sondern müssen revisionssicher archiviert werden. Die Schaffung entsprechender Vorkehrungen liegt dabei allein in der Verantwortung des Unternehmers. Grund genug also über die "richtige" Aufbewahrung nachzudenken und den Aufbau von digitalen Archiven prozessoptimiert zu gestalten.

Cloud-Lösungen bieten dabei viele Vorteile: Der eigene administrative Aufwand wird reduziert, die revisionssichere elektronischen Archivierung, wie sie die Finanzverwaltung mit den GoBD verlangt, wird ermöglicht. Jedoch existieren auch Herausforderungen, z. B. rund um das Vertrauen gegenüber den Anbietern hinsichtlich der Sicherheit und Sensibilität der anvertrauten Daten. Zudem sind rechtliche Besonderheiten in Bezug auf die EU-Datenschutz-Grundverordnung sowie die Abgabenordung zu beachten.

Der Vortrag sensibilisiert Unternehmer für die Bedeutung der elektronischen Langzeitarchivierung und gibt wichtige Anregungen, um ein geeignetes Archivsystem für den eigenen Betrieb aufzubauen.

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