Elektronische Rechnung (E-Rechnung)
Elektronische Rechnungen (E-Rechnung) gewinnen im Geschäftsverkehr zunehmend an Bedeutung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen erfolgt schrittweise.
Für Handwerksbetriebe gelten gesetzliche Anforderungen an den Empfang und die Ausstellung von E-Rechnungen. Erfahren Sie, was eine E-Rechnung ausmacht, worauf Betriebe achten sollten und wo Sie aktuelle Informationen finden.
Welche Regelungen gelten für E-Rechnungen?
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die E-Rechnung für den Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen schrittweise verpflichtend eingeführt. Die entsprechenden Regelungen gelten seit dem 1. Januar 2025.
Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland kommen dafür insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD zum Einsatz.
Herkömmliche PDF-Dateien und Papierrechnungen zählen dagegen zu den sogenannten „sonstigen Rechnungen“. Sie können weiterhin an Privatpersonen ausgestellt werden. Für Rechnungen an unternehmerische Kunden im Inland ist ihre Verwendung grundsätzlich nur noch innerhalb der gesetzlichen Übergangsfristen zulässig.
Prüfen Sie deshalb frühzeitig, wie weit die Umstellung in Ihrem Betrieb fortgeschritten ist, und bereiten Sie die notwendigen Schritte rechtzeitig vor.
Welche Pflichten und Fristen gelten?
Die gesetzlichen Anforderungen an den Empfang und die Ausstellung von E-Rechnungen werden schrittweise umgesetzt. Welche aktuellen Fristen, Übergangsregelungen und Ausnahmen für Ihren Betrieb gelten, erfahren Sie beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH).
Dort finden Sie auch aktuelle Informationen, Checklisten und praktische Arbeitshilfen, die Sie bei der Umstellung unterstützen.
Zu den aktuellen Informationen und Arbeitshilfen des ZDH
Warum ist die Umstellung auf E-Rechnungen wichtig?
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung betrieblicher Abläufe. Gerade angesichts des Fachkräftemangels, wirtschaftlicher Herausforderungen und der zunehmenden Bedeutung von Nachhaltigkeit gewinnt die elektronische Rechnungsstellung für Handwerksbetriebe an Bedeutung.
Die Arbeitshilfen des ZDH sollen Betrieben dabei helfen, Unsicherheiten bei der Umstellung abzubauen und die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu nutzen.
Die wichtigsten Fragen und Antworten zur E-Rechnung
Eine digitalisierte Buchhaltung bietet Ihnen – auch außerhalb der Rechnungsstellung – viele Vorteile:
- Kosten reduzieren durch weniger Papiereinsatz und mehr Effizienz in der Buchführung und im Controlling
- Zukunftsgerichtete Unternehmensführung durch aktuelle Kennzahlen
- Zeit sparen durch medienbruchfreie Prozesse im gesamten Unternehmen
- Fehler reduzieren durch verringerten manuellen Erfassungsaufwand
- Rechtssicher die gesetzlichen Vorgaben von Landes- und Bundesbehörden erfüllen
Nutzen Sie die Umstellung als Chance für Ihr Unternehmen, bestehende Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren.
Das ist die Möglichkeit, einem Computer nicht nur einen Wert, sondern auch dessen Kategorisierung eindeutig mitzuteilen.
Ein Beispiel: Steht eine Zahl auf einer Rechnung für einen Preis, eine Stückzahl oder einen Steuersatz? Strukturierte Daten legen das fest, vermeiden somit Fehlinterpretationen und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung.
In Deutschland sind vor allem die Formate ZUGFeRD, XRechnung und EDI von Bedeutung. Alle drei nutzen strukturierte Daten, was sie zu E-Rechnungen macht.
Eine Rechnung in digitaler Form ist also nicht automatisch eine E-Rechnung, erst die strukturierten Daten machen eine Rechnungsdatei zur E-Rechnung.
Die gängiste Formate:
Das ZUGFeRD-Format kombiniert den Datensatz (die strukturierten Daten) mit einer visuellen Ansicht der Rechnung für das menschliche Auge, meist wird dazu das pdf-Format genutzt. In pdf-Betrachtern wird der angehängte Datensatz oft durch ein Anhang-Symbol kenntlich gemacht, ähnlich wie bei einer Mail.
Die XRechnung ist ein reiner Datensatz und für das maschinelle Auslesen gedacht, weniger für das Lesen durch Menschen. Das X in ihrem Namen steht für XML, einer maschinellen Auszeichnungssprache für strukturierte Daten.
EDI ist ein oft in Industrie und multinationalen Unternehmen anzutreffendes internationales Standardformat für den Austausch geschäftlicher Dokumente und Informationen.
Ansprechperson:
Abteilungsleiterin Betriebsberatung/Unternehmensförderung
Tel. 0391 6268-276
Fax 0391 6268-110