Online-VeranstaltungJetzt mit Praxiseinblick: E-Rechnung im Handwerk verständlich und aktuell
Seit 01.01.2025 ist die E-Rechnung Pflicht – und sie wird das Rechnungswesen in Unternehmen grundlegend verändern. Seit Jahresbeginn müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu bearbeiten. Die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich erfolgt schrittweise, mit Übergangsfristen bis zum 31.12.2027, bis schließlich auch die Ausstellung von E-Rechnungen an unternehmerische Geschäftspartner zur Pflicht wird. Private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.
Überprüfen Sie zeitnah den aktuellen Umstellungsstand in Ihrem Unternehmen und handeln Sie vorzeitig. Nutzen Sie dazu die ZDH-Praxishilfe zur E-Rechnung sowie die Checkliste im Downloadbereich.
Bedeutung der Umstellung auf E-Rechnungen
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein wichtiger Baustein für jeden Betrieb, insbesondere in Zeiten von Fachkräftemangel, wirtschaftlich rauem Fahrwasser sowie fortschreitender Digitalisierung und Nachhaltigkeitsdiskussionen. Die Praxishilfe soll Betrieben helfen, die Unsicherheit bei der Umstellung auf E-Rechnungen zu überwinden und die Vorteile der Umstellung zu nutzen. Die Umstellung auf E-Rechnungen gewinnt im Bereich B2B immer mehr an Bedeutung.
E-Rechnung: Kostenfreie Software
Um elektronische Rechnungen im Format XRechnung lesen und prüfen zu können, brauchen die Betriebe eine Software zur Visualisierung des Datensatzes (sogen. Viewer). Der ZDH hat sich nachdrücklich bei der Bundesregierung für eine kostenfreie staatliche Software der Finanzverwaltung eingesetzt. Das Bundesfinanzministerium ist dieser Forderung nunmehr noch rechtzeitig vor dem 1.1.2025 nachgekommen.
Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung ist auf dem ELSTER-Portal freigeschaltet und unter folgenden Internet-Adressen erreichbar:
Die wichtigsten Fragen und Antworten zur E-Rechnung
Eine digitalisierte Buchhaltung bietet Ihnen – auch außerhalb der Rechnungsstellung – viele Vorteile:
- Kosten reduzieren durch weniger Papiereinsatz und mehr Effizienz in der Buchführung und im Controlling
- Zukunftsgerichtete Unternehmensführung durch aktuelle Kennzahlen
- Zeit sparen durch medienbruchfreie Prozesse im gesamten Unternehmen
- Fehler reduzieren durch verringerten manuellen Erfassungsaufwand
- Rechtssicher die gesetzlichen Vorgaben von Landes- und Bundesbehörden erfüllen
Nutzen Sie die Umstellung als Chance für Ihr Unternehmen, bestehende Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren.
Das ist die Möglichkeit, einem Computer nicht nur einen Wert, sondern auch dessen Kategorisierung eindeutig mitzuteilen.
Ein Beispiel: Steht eine Zahl auf einer Rechnung für einen Preis, eine Stückzahl oder einen Steuersatz? Strukturierte Daten legen das fest, vermeiden somit Fehlinterpretationen und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung.
In Deutschland sind vor allem die Formate ZUGFeRD, XRechnung und EDI von Bedeutung. Alle drei nutzen strukturierte Daten, was sie zu E-Rechnungen macht.
Eine Rechnung in digitaler Form ist also nicht automatisch eine E-Rechnung, erst die strukturierten Daten machen eine Rechnungsdatei zur E-Rechnung.
Die gängigsten E-Rechnungs-Formate:
Das ZUGFeRD-Format kombiniert den Datensatz (die strukturierten Daten) mit einer visuellen Ansicht der Rechnung für das menschliche Auge, meist wird dazu das pdf-Format genutzt. In pdf-Betrachtern wird der angehängte Datensatz oft durch ein Anhang-Symbol kenntlich gemacht, ähnlich wie bei einer Mail.
Die XRechnung ist ein reiner Datensatz und für das maschinelle Auslesen gedacht, weniger für das Lesen durch Menschen. Das X in ihrem Namen steht für XML, einer maschinellen Auszeichnungssprache für strukturierte Daten.
EDI ist ein oft in Industrie und multinationalen Unternehmen anzutreffendes internationales Standardformat für den Austausch geschäftlicher Dokumente und Informationen.
Die pragmatische Antwort lautet: Indem Sie ein aktuelles Programm zur Rechnungsschreibung verwenden.
Viele Softwarehersteller haben ihre Programme schon länger mit dieser Fähigkeit ausgestattet, ohne dass das den Nutzern groß ins Auge sprang oder Abläufe angepasst werden mussten.
Die neuen Pflichten kommen schrittweise in drei Phasen bis 2028.
Die gute Nachricht: Manche Pflicht ist leicht zu erfüllen und andere Pflichten erfüllen Software-Hersteller stellvertretend für ihre Kunden.
Gefordert sind Unternehmer aber zum Beispiel bei der Archivierung von Buchhaltungsdaten.
Tipp: Als Empfänger sollten Sie ab 2027 nur noch E-Rechnungen akzeptieren. Details dazu finden weiter unten in "2. Phase: 2027".
Ausnahmen
Dauerhaft ausgenommen von allen E-Rechnungspflichten sind:
teuerfreie Lieferungen und Leistungen
Kleinbetragrechnungen unter 250 Euro
Verkauf von Fahrscheinen
Erste Phase: 2025 bis Ende 2026
Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen zunächst einmal annehmen können.
Ein E-Mail-Postfach reicht, um diese Empfangsbereitschaft zu erfüllen.
Papierrechnungen bleiben erlaubt. Andere digitale Formate als E-Rechnungen auch, sofern der Empfänger zustimmt.
Aufbewahrungspflicht beachten
Unternehmer müssen Rechnungsunterlagen zehn Jahre aufbewahren und in dieser Zeit jederzeit lesbar halten. E-Rechnungen sind im digitalen Originalformat aufzubewahren, ein Ausdruck gilt nicht.
Achtung Falle: Eine mit einer früheren Softwareversion erstellte Datensicherung lässt sich unter Umständen nicht mit Nachfolgeversionen öffnen. Stellen Sie sicher, dass Sie auch alte Daten später noch öffnen können.
Zweite Phase: 2027
Im Business-to-Business Geschäft (B2B) wird die E-Rechnung zunächst Pflicht für Unternehmen mit einem Umsatz größer als 800.000 Euro.
Vorübergehend dürfen Unternehmen mit einem kleineren Umsatz weiterhin andere Formate und auch Papierrechnungen versenden – vorausgesetzt der Empfänger stimmt zu.
Tipp: Nur noch E-Rechnungen akzeptieren ab 2027!
Stimmen Sie als Empfänger bis 31.12.2026 dem Empfang sonstiger Rechnungen überall zu. Ab dem 01.01.2027 stimmen Sie diesem nicht mehr zu. Entziehen Sie Ihren Rechnungsstellern die Erlaubnis für "sonstige Rechnungen" und akzeptieren nur noch E-Rechnungen von ihren Lieferanten.
Hintergrund: Sie kennen den Umsatz Ihres Rechnungsstellers nicht und im schlimmsten Fall haben Sie keinen Anspruch mehr auf die Vorsteuer!
Dritte Phase: 2028
Ab dem 1. Januar müssen alle Unternehmen im Business-to-Business Geschäft E-Rechnungen verwenden, unabhängig von Umsatzgrößen.
Weiterführende Links
- Der ZDH stellt eine Praxishilfe für Handwerksbetriebe zur Verfügung, um sie bei der Umstellung auf E-Rechnungen zu unterstützen. Die Praxishilfe zeigt die Grundlagen einer Umstellung des Rechnungsmanagements auf E-Rechnungen auf und unterstützt Betriebe bei der Umstellung. Die Umstellung auf E-Rechnungen kann dabei helfen, Prozesse zu optimieren und Kosten einzusparen.
- E-Rechnung: Antworten auf die häufigsten 7 Leser-Fragen | handwerk.com
- Unsere Angebote für das Veranstaltungsformat E-Rechnung – Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg
Ansprechperson:
Abteilungsleiterin Betriebsberatung/Unternehmensförderung Tel. 0391 6268-276 Fax 0391 6268-110
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